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管理大師彼得・杜拉克(Peter F. Drucker)曾說：「知識是後資本主義社會的新基準，未來五十年，在全球經濟中屬於領導地位的，將是那些最成功提升知識工作者生產力的國家和企業。」在網際網路及資訊科技的推波助瀾下，不僅改變了企業日常運作的方式，也改變了企業對於知識的創造、累積及創新應用的方式。因此，企業如何利用資訊科技將企業內所累積、創造出來的寶貴知識保存下來，並加以創新應用，將決定企業的未來。
一、專案知識及經驗傳承
企業的競爭力基於本身所掌握的知能基礎。因此，知識的吸收、創新、傳承，以及應用，是企業組織極為重要的活動，透過以下方式，使團隊能夠從過去的經驗中學習並進步。
- 文件化
將專案的相關資訊、文件和報告整理成易於理解和存取的格式，包括專案計畫、工作流程、研究報告、設計文件、測試結果等，且確保這些文件易於尋找和分享，以便其他人可以參考和應用。
- 舉辦經驗分享會
公司內部可以舉辦經驗分享會，讓專案團隊成員分享在專案中學到的重要教訓和最佳解決辦法，透過分享會可以提供一個互動和討論的平台，讓其他人進一步瞭解專案的挑戰和成功因素。
- 建立知識庫
建立一個公司內的知識庫，用於儲存和分享專案相關的知識和資源，內容包括文件、教學資源、專案相關的工具和軟體等，且確保知識庫易於搜索和更新，以促進知識的共享和傳遞。
- 培訓
對於專案中使用的特定工具、技術或方法，提供相關的培訓課程，以幫助其他人學習和應用這些知識。
二、文件管理的問題與重點
文件檔案管理是知識管理的基礎，知識庫的建立有賴於知識文件的彙集與知識管理的落實。透過有效的文件管理，在資訊軟體工具的協助下，讓原本簡單的資料與數據，變成具備更多價值的資訊或是知識。如何檢驗一個組織、各部門或各專案知識管理的成效之最直接的標準，即是衡量其工作的效率與時間的長短。不同的管理者，亦可從其在處理相同的事務所需时間的長短，來瞭解其在知識管理準備工作的多寡。在各種專案的執行過程中，團隊的工作效率不彰，通常與花費太多時間去搜尋資料與文件有關。專案團隊經常會面對以下的問題：如何將所有專案文件資訊集中管理，讓所有專案利害關係人可以隨時共享最新、最正確的資訊、如何做好文件的版本管控以確保每個人都能存取到最新版的資訊（並可檢視舊版的資料）、如何做到權限管控，讓有適當權限的人方准予讀取及修改資料、如何將文件生命週期中的歷程記錄下來，包含哪些人修改文件、複製文件、刪除文件等，以利稽核追蹤的目的、如何迅速、有效、正確的找到所需的專案資訊等。
