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信函撰寫或訊息回覆等，是職場上常見溝通方式。這些經常性工作有助於同步資訊並留下記錄，然而卻佔據不少工作時間。此時GPT可協助使用者撰寫郵件和訊息，快速產生合適的溝通內容。
與GPT對話中提供基本資料，例如：收件人、主題、語氣要求及重點內容等，「我要寫一封給客戶的郵件，介紹我們的新產品，並強調其創新特點和限時優惠。」根據這些指示，GPT將立即產生一封符合需求的信函草稿，包含關鍵訊息並具專業的語氣。若欲對信函草稿進行調整和改進，「請用更簡潔的語言表達。」或「加入一個感謝客戶持續支持的段落。」等，使GPT根據以上補充要求，重新編寫內容。「這封信需要在多語言環境中使用，請翻譯成英文。」GPT將自動進行翻譯，提供雙語版本。
除了郵件和訊息撰稿，GPT也能提供簡單的格式建議，例如：將內容轉換為清單形式、加粗重點句子，或按照使用者提供的模版進行格式化。使用者可透過GPT確保書寫內容的專業性和一致性，使企業或是團隊對外溝通時，能保持一定的語言風格和品牌形象。
簡報或報告大綱設計
除了撰寫郵件和訊息，亦可用GPT來設計簡報或報告的大綱。首先，與GPT對話中輸入一些指示，例如：簡報或報告的主題、目標受眾、預期長度和主要內容等。若要準備一份關於「企業數位轉型」的簡報，輸入「我要為內部會議準備一份關於企業數位轉型的簡報，希望能包括目前趨勢、成功案例及未來挑戰等部分。」根據這些初步的指示，GPT將快速產生大綱，並建議如何分配內容和時間。GPT可能會建議簡報按以下的結構進行：首先介紹數位轉型的基本概念和重要性，接著闡述當前的市場趨勢和數據，然後分享幾個成功的企業案例，最後討論企業可能面臨的挑戰和應對策略。使用者可透過GPT快速獲得清晰的方向，並將更多的精力集中在內容的深度和細節上。
此外，使用者可以根據需求調整大綱的結構和內容。例如：初步的大綱產生後，若要更改某個章節的順序，或是增加一個特定的討論主題。「將成功案例部分移到前面，並增加一個討論最新技術應用的章節。」GPT將重新調整內容順序。若簡報內容需要更進階的分析或專業知識，GPT亦能提供額外的參考建議。「在挑戰部分加入資訊安全和隱私保護的相關內容。」GPT將根據這些要求進一步豐富大綱的內容。透過簡單的對話操作，使用者可以快速產生一個清晰且全面的報告大綱，並根據需求進行調整和最佳化。這不僅節省大量的時間和精力，還能確保最終的簡報或報告內容具有高度專業性。
整理與摘要
使用者也可透過GPT，對特定內容進行重點整理並產生摘要，以利迅速了解該內容要點。在對話中輸入欲處理的內容或檔案，以及希望獲得的摘要結果。舉例：「請幫我整理這篇關於區塊鏈技術應用的文章，摘錄出其中的核心觀點和結論。」GPT將立即分析內容並產生一個包含關鍵資訊的簡潔摘要。這樣的摘要過程可應用於多種情境。例如：當使用者需要快速了解一篇學術論文的主要貢獻和研究結果時，GPT能夠迅速提取最重要的部分。或者在會議結束後，GPT可根據會議記錄生成一份包含決議、討論重點和後續行動的簡要總結。
在使用 GPT 進行摘要時，使用者可依具體需求進行個性化調整。「只需要提取報告中的三個主要建議。」或「將這篇文章的摘要控制在150字以內。」這樣，GPT將根據要求提供定制化的摘要內容，讓使用者更精準掌握所需的資訊。透過GPT可以顯著簡化資訊處理的流程，快速掌握大量文本資料中的重點內容。這不僅節省時間和精力，更提高決策的效率和準確性。
重點摘要
- GPT可作為數位助理，提高工作效率，但其理解僅是語言模型運算結果，可能包含錯誤或誤導資訊。
- GPT可快速產生符合情境、語氣需求的郵件或訊息草稿。
- GPT可協助設計簡報或報告大綱，簡化內容構思和結構規劃過程。
- GPT可用於整理特定內容，快速產生重點摘要，這可應用於多種情境，例如：學術論文、會議記錄等。
延伸討論
- 透過GPT來協助工作，是否會改變工作習慣和流程呢？
- 有哪些重複性的工作可以透過GPT來進行處理？
- GPT所產生的內容和人類自行產生的內容會有差異嗎？
